澳洲留学生如何有效管理多个截止日期

计划

除非你天生拥有完美的记忆力，否则你需要找到一种清晰而有逻辑性的任务调度方式。理想情况下，它应该是一种对你有意义的形式。计划可以是一张涂鸦的笔记或一堵贴满便条的墙，也可以是最先进的自动电子日历，但最重要的是要让你的计划适合你。它应该是你可以轻松参考并相信上面的信息的东西。

1.以视觉和“模拟”方式规划

在一个智能手机和平板电脑已经将日历电子化的时代，几乎不再需要将事情写下来，很容易忽视一个大型的非数字日历包含了所有任务清单的权力和及时性。虽然跟踪你的时间、任务和截止日期的应用程序是一个福音——如果你经常咨询它们，并保持它们更新并设置及时提醒，它们可能是你唯一需要的。但它们有一个主要缺点：它们很容易被忽略。假设在上课或与朋友在酒吧时，警报响起。你可能会承认它;也许你会暂停它，或者你可能会完全忽略它。其余的时间里，你让应用程序在后台运行，但通常它保持不可见，直到下一个提醒声响起。

通过任务类型：用一种颜色标记长篇文章(比如1000字或更多字)，用另一种颜色标记短篇写作任务，用第三种颜色标记需要准备或修订的课堂测试，用第四种颜色标记需要在特定日期提交的在线练习，依此类推。这是一种有用的方案，因为它可以让你大致了解每个任务的大小，以及告诉你它何时到期。如果你将长篇任务指定为需要相当长时间来写的任务，并且你有一个在一个月左右的时间里有三个红色截止日期的期间，你就知道你需要立刻开始处理其中的至少一个!

按模块：按模块对任务进行颜色编码有助于区分待办事项，避免在日历上看到令人生畏的、无法区分的任务大量。这种方案在学期初开始时不会起到多大作用，但一旦你了解了你的模块是如何运作的，它就会发挥出色。如果你知道某个模块的任务特别困难，或者总是需要比你想象的时间更长，你可以相应地调整你的计划。但要注意不要陷入将蓝色任务标识为特别令人不快的任务，并开始推迟它们的陷阱...

无论使用哪种颜色方案，记住要为非学术项目保留几种颜色。如果你有社交活动的固定日期——和朋友一起去看演唱会，或预先安排好的一夜旅行，确保你将它们添加到你的日历中。你可能看起来在两个大作文之间有一个大的空白空间，但如果你在这段时间里离开了城市，你需要知道你不能利用这段时间!

2.随着任务的到来，将任务添加到你的计划中

有效管理截止日期的关键不仅仅是将所有任务列在一个地方。它是能够充分信任和依赖于你的计划系统。如果你不能瞥一眼你的日历，知道它准确反映了你需要做的一切和你需要在何时完成它的日期，迟早你会陷入麻烦。即使你使用了一个功能强大的全自动计划系统，拥有大量铃声、功能和计划好的提醒，你也需要给它可靠的输入，以便它能够发挥作用!在没有任何计划工具，无论多么强大，都无法帮助你的一个领域，即首次输入你的任务的简单行为。如果你的日程安排不知道你需要做什么，它不能帮助你完成任务!

所以这是你需要练习绝对纪律的地方。你一旦知道一个截止日期，就将它添加到你的墙日历、计划应用程序，或两者都添加。这通常会在模块的最开始：阅读大纲，看一下整个学期需要的作业，并将它们添加。如果较小的任务是后来添加的，请确保你在记下并添加到你的日历时要勤奋。要积极寻找在学期初可能不会最终确定的日期，如考试或实验室评估。一旦你知道了它们的截止日期，就立刻添加到你的日历中。

多任务处理

在大学，你可能会第一次或比以前更多地面临多任务处理的挑战。如果你是那种喜欢一次完成任务并在完成后核对它的人，你可能会觉得同时进行多个项目相当令人不安。以下是保持理智的方法：

1.了解并最小化上下文切换

“上下文切换”是一个源自计算领域的术语，它指的是需要保存应用程序或进程的状态，这些应用程序或进程在进行到一半时需要被暂停，并在稍后从那个状态继续运行。计算机处理器资源是有限的，所以当一个处理器密集型的任务出现，它比之前运行的任务更重要，计算机必须将在内存中保存不太重要任务的进度，并稍后完成它。正如你在你的笔记本电脑因为你已经打开了几天并且所有的Office程序加上四十多个浏览器窗口而开始“磕磕绊绊”，上下文切换是有代价的。将任务的进度保存在内存中的过程消耗时间和资源，后续从计算机离开的点恢复任务的过程也是如此。这个类比对你的大脑是很合适的，它越来越被生产力理论家用来解释当我们进行多任务处理时，失去时间的原因。

如果你是新手多任务处理和管理多个截止日期，就像许多本科生一样，上下文切换可能是你失去时间的主要方式之一，即使当你感觉自己正在全力工作时。假设你有三项在同一天截止的任务。你为每个任务感到焦虑，你感到有必要在这三项任务上取得进展。在处理一项任务时，你突然被另一项之前感到困扰的任务的一个想法分散了注意力。于是，你立刻最小化包含第一个任务的窗口，打开第二个任务，并决定要添加你刚刚想到的这个想法。但在你这样做之前，你必须回忆一下那项任务的结构。尝试快速阅读它，找到你想要插入新想法的地方。一旦你添加到第二个任务后，回到第一个任务，也重新阅读它，以提醒自己你的进展。

如果你正在处理多个任务，那么你的无意识大脑很可能在任何给定时刻意识到的内容与你当前意识到的内容完全不同。只要你知道如何最好地掌握它不断向你的意识大脑扔的思想混合，这可能是一件非常有用的事情。但是，如果你允许自己在每个想法发生后立刻将它追踪到最后，你将会非常低效，即使所有的中断都与工作相关。由于电话、短信、电子邮件和社交媒体通知引起的干扰，很可能你永远都不会持续超过几分钟地工作在一个任务上。下一刻你就被打断了，不得不花费宝贵的“处理能力”来提醒自己你停下的地方。事实上，我们需要不断进行上下文切换，以至于在频繁的上下文切换期间，根据Trello生产力应用程序制作者的这篇有趣的博文，我们会暂时失去智商。

那么，你如何抵抗上下文切换的冲动呢?

在工作时进入“离线模式”。关闭手机，禁用电子邮件通知，并尽量减少25分钟工作(见下面的拖延部分，为什么这是一个好数字)后的五分钟在线时间作为奖励。

在工作时在旁边放一个记事本，用它来记下任何关于你目前不应该工作的任务的想法。这些笔记将帮助你唤起记忆，并确保有价值的无意识大脑活动不会被浪费，同时最大限度地减小了在你现在正在做的事情的“处理成本”。

在开始主要任务之前，处理任何小而容易完成的任务或压力。如果你的大脑受到需要完成的小行政事项、需要打电话的事项或需要发送的电子邮件的困扰，这些事情可能会反复分散你的注意力，使你远离主要任务。即使你必须花一整个早上、下午或晚上处理小潜在的分散注意力的任务，然后再开始工作，当你真的开始工作时，你将得到更有生产力和高效的环境。然而，一个重要的警告：不要去寻找小任务，让自己忙于其中，只是为了避免去处理更大、更有挑战性的工作块!

2.学会识别饱和度

虽然不计划的上下文切换对有限的精神资源是有负担的，它很重要的是要认识到你并不总是必须在开始另一个任务之前看到一个任务的完成。你可能熟悉80/20法则，它提出我们在一个给定任务上花费的前20%时间是我们完成80%有用工作的地方(它的推论是我们花剩下的80%时间来完成工作的最后20%)。这是因为在花费一定时间在一个给定的任务上之后，我们会达到饱和状态，并不再能够高效地应用自己到这个特定的过程。饱和感觉很像无聊，事实上，感觉无聊或对你已经进行了一段时间的任务感到沮丧可能是饱和的症状。(当然，任务也可能只是乏味的。

如果你已经饱和了一个特定的任务，将其放在一边，专注于其他事情。无论是应得的休息还是需要开始的另一个任务。如果新任务与之前的任务足够不同，你应该会发现你的饱和度不会传递过来，新任务将使你在精神上“清新”。识别和管理饱和度(并将不能在一项任务上花费更多时间与简单不愿意做它相区分)是你学会有效多任务处理的最重要的技能之一。饱和度也是在截止日期之前开始处理你的作业的主要原因之一。如果你开始处理明天截止的作业并达到饱和点，那就太倒霉了!无论你的大脑效率有多低，你都必须把它拖到终点。

3.主动计划任务切换和休息时间

掌握多任务处理的艺术的一部分在于实际地评估你可以在你的时间里做什么和不能做什么。尽管没有计划的上下文切换会严重影响你的生产力，但你应该计划在任务之间定期切换。不要允许任何一个任务占用你的时间以牺牲其他任务。计划在同一项任务上连续工作四个小时，有可能在你完成分配的时间之前达到饱和点。

同样，计划在没有休息日的情况下连续工作七天，你最终会让自己感到失望，感到不足，可能会完全放弃你的计划。要认识到，你的大脑在任何给定任务上最多只能投入一两个小时(除非明天就要完成，当然!)，并通过在休息后或第二天回到第一项任务来保持清醒。

如果你决定不工作，也要做出积极的决定。如果你有一个模糊的工作计划，却没有完成任何工作，你会感到内疚，而你不工作的时间也不会得到良好的利用。要积极地决定放松一下，让头发放下，你会觉得休息时间是一种应得的奖励，并且因此更加清新，回到工作状态。

拖延症

你可能已经很清楚拖延看起来是什么样子的，可能是像启动笔记本电脑开始处理作业，然后整个上午都花在冲浪网站、查看社交媒体动态和发布Instagram帖子上。但减少拖延行为的关键是要理解它有许多不同的形式，不是所有的拖延都一样。MindGym公司的企业生产力咨询公司共同创始人Sebastian Bailey认为有五种不同的拖延类型，其中包括自满情绪(“这很容易;我随时都可以做”)、逃避不适、害怕失败、情绪状态(“我现在太紧张了”)和行动幻觉。

如果你是第一次要平衡多个截止日期，特别值得注意的是这种拖延的形式。这是因为即使在我们努力实现目标时，它也可能让我们走上危险的道路，或者至少我们认为是这样。行动幻觉的拖延者告诉自己工作一定是在进行中，因为他们在努力工作……在某些事情上。如果你有四个不同模块的作业要交，你很容易告诉自己你正在全力以赴，因为你已经为一个课程做了所有的额外阅读，或者因为你一直在润色你喜欢的作业，而其他作业则闲置不用。或者你可能把所有的时间都花在反复制定和修改任务计划上，而根本没有开始任务本身!

1.迫使自己集中精力处理不愉快的事情

一旦你确定了你的拖延点——无论是通过完全回避工作还是只集中在任务清单上最令人愉快的任务上，都有各种方法可以让你自律，迫使自己集中精力处理你真的不想面对的任务。

定时方法：有许多解决拖延问题的方法，它们建议你为不愉快的任务分配一定的时间，然后用休息或做其他事情来奖励自己。

流行的番茄工作法起源于软件开发。它主张工作25分钟后休息5分钟，每四个工作块后有一个较长的休息。

MindGym公司提倡“追求五”的原则，用于极不愉快的任务或导致极大心理阻碍的任务。只花5分钟试图理解你的任务，然后重新评估。五分钟后，决定是否继续。如果任务仍然让你不知所措，稍后再回来，再花五分钟。如果现在看起来更容易处理，再花五分钟，然后重新评估。想法是你会逐渐获得完成任务所需的动力，花更多时间来完成它。即使需要一段时间，你也会一点一点地完成它。

奖励和激励：为自己设定一个可以实现的学习时间目标，并奖励自己。在完成后，奖励自己观看最喜欢的电视节目、社交媒体时间、游戏时间或与朋友喝酒。如果你能把一个任务分解成清晰可管理的块，并对什么构成进展有很好的理解，这种方法效果很好。

可视化：将自己想象成在24小时后。完成任务后，你会有什么感觉?欣喜?宽慰?解脱?没有完成任务后，你会有什么感觉?沮丧?焦虑?自我厌恶?为了未来的自己做最好的事情可以是通过克服心理障碍并完成不愉快的任务的有力方式!

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