在你开始写任何文件之前，在脑海中有一个广泛的计划，列出你打算包括哪些信息，以及以什么顺序来写，是有帮助的。这就是所谓的文件或文本的结构。
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制定这种结构或框架将在你写作时节省你的时间。它将确保你包括所有必要的信息，没有任何不必要的细节。它还将有助于改善写作的流畅性。
1、为什么使用结构？
为你的写作制定一个结构或框架将确保在写作的适当位置涵盖最重要的要点。
一个框架或结构还可以让你把写一份较长文件的艰巨任务分解成更容易管理的部分。
例如，被要求写一份10,000字的报告是一个令人畏惧的前景。然而，你可以用一个框架来决定，你需要500字的介绍，2000字解释你所使用的方法，2500字阐述你的结果，等等。写一个500字的介绍比写一个10000字的报告要容易得多。
坚持你的框架还可以防止你为一个部分写了太多的字，然后不得不删除这些字以腾出足够的空间给另一个部分。
2、开发一个结构
没有一个固定的结构或框架可以涵盖所有可能的书面交流形式。
如果没有提供大纲结构，你将需要开发一个。然而，不要惊慌，因为在网上和学习指南中，有许多不同形式的写作的结构例子。
首先，用你的关键词搜索一个合适的例子（例如，"事实性新闻文章"，或 "商业报告"）。然后，你可以比较大纲结构，并决定你认为哪一个会有效。
3、结构发展的过程
大致上有两种结构化文件的选择。
按时间顺序，或按你的思维发展顺序。
学术写作通常采用这种形式。你从背景和以前的研究开始，然后描述你的方法、结果和结论，将其与以前的研究联系起来。最后，你提出了未来研究的建议。
非同步性，即按照读者需要的信息顺序来写。
商业写作经常采取这种形式，因为高管们往往想先阅读结论或建议。如果他们不理解或不支持这些，那么他们希望得到更多关于这些想法是如何形成的信息。他们通常知道这些背景，所以这些内容通常被列入附录，而不是正文。
4、决定你的结构的一些提示。
首先要考虑你的结论或建议，并决定是在前面还是在后面，这是一个好主意。这主要取决于你的读者的需要。
考虑你是否需要包括任何背景，如果是的话，需要多少。要决定这一点，还是要考虑你的读者。然后，你可以决定是否要在早期包括背景（因为你的读者需要这些信息），或者是否可以将其作为附录，供以后想阅读的人使用。
决定何时何地列入支持你的结论或建议的论据。
这可能会给你足够的线索来决定是按时间顺序还是按非时间顺序结构。除此之外，你将需要灵活地决定什么是最适合你的目的。
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